Учет перечисленного НДФЛ в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Налоговым агентам необходимо вести учет перечисленного налога на доходы физических лиц по каждому физическому лицу. Необходимо учитывать три суммы налога по каждому физическому лицу:

- сумма налога исчисленная - сколько налога было рассчитано к удержанию из доходов физического лица;

- сумма налога удержанная - сколько налога было фактически удержано при выплате дохода физическому лицу;

- сумма налога перечисленная - сколько налога было фактически перечислено в бюджетную систему.

С 2023 года отменен п. 9 ст. 226 НК РФ, который запрещал налоговым агентам платить НДФЛ из собственных средств (налоговый агент должен был перечислить сумму, равную сумме НДФЛ, фактически удержанную из доходов физических лиц. Перечисленная в бюджет сумма налога, превышающая удержанную, не являлась налогом. Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускалась). С 2023 года перечислять НДФЛ на единый налоговый счет (ЕНС) можно не равную сумме удержанного налога, а больше или меньше. Главное, чтобы в момент распределения налоговой инспекцией поступивших сумм на ЕНС хватило на уплату НДФЛ.

Согласно п. 8 ст. 226 НК РФ если налоговый агент удержал в совокупности налог на сумму менее 100 рублей, то он может быть уплачен позже: одновременно с суммами НДФЛ, удержанными в следующем месяце (но не позднее декабря).

До 2023 года налоговые агенты обязаны были перечислять суммы удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности и в виде оплаты отпусков налоговые агенты перечисляли суммы удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

С 2023 года изменился порядок определения срока уплаты по удержанному НДФЛ. Теперь не важно, с какого дохода уплачивается НДФЛ -, главное, в какой период налог исчислен и удержан.

Почти весь год (с 23 января по 22 декабря) действует единое правило:

- если НДФЛ удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то платить в бюджет нужно до 28-го числа текущего месяца.

Исключений из этого правила два (период с 23 декабря по 22 января):

- если НДФЛ удержан с 1 по 22 января – заплатить нужно не позднее 28 января,

- если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого его обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Организации, имеющие обособленные подразделения, платят НДФЛ как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения обособленного подразделения. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения организации, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого сотрудникам этого обособленного подразделения, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами обособленного подразделения) от имени такой организации (п. 7 ст. 226 НК РФ).

С 2023 года организации и ИП перечисляют налоги, страховые взносы (кроме взносов ФСС НС и ПЗ), сборы, пени, штрафы, проценты единым налоговым платежом (ЕНП) по общим реквизитам на единый налоговый счет (ЕНП) (п. 1 ст. 58, ст. 11.3, п. 1 ст. 45 НК РФ), открытым в Федеральном казначействе.

Чтобы ФНС России могла понять, какую сумму поступившего ЕНП необходимо распределить в счет уплаты НДФЛ, нужно представить "Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов" (п. 9 ст. 58 НК РФ). Форма и формат уведомления утверждены приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.

Согласно п. 7 ст. 226 НК РФ и п. 2 ст. 230 НК РФ, если у организации – налогового агента несколько обособленных подразделений в том же муниципальном образовании, где зарегистрирована головная организация, то можно выбрать, куда отчитываться и платить налог – по месту учета головной организации или по месту учета одного из обособленных подразделений. Если головная организация находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения – в другом, то отчитываться и платить налог по всем подразделениям можно по месту учета одного из них. Чтобы применить такой порядок, нужно уведомить налоговую до 1 числа налогового периода. Это решение нельзя изменить в течение года.