Виды начислений и удержаний

В справочнике Виды начислений и удержаний хранится перечень видов начислений и удержаний, используемых на предприятии. Справочник доступен по одноименной гиперссылке панели навигации в группе Начисления и удержания раздела Персонал.



Для каждого элемента справочника путем установки переключателя выбирается тип: Начисление, Удержание или Налог. Для начислений и удержаний указывается счет затрат.



По пиктограмме вызывается окно редактирования формулы расчета, в котором определяется формула расчета начисления/удержания.



В формулу могут входить элементы справочника Параметры расчетов, числа (разделитель дробной части «.»), функции.

Для налога указывается вид налога из справочника Виды налогов. Формула расчета не задается – сумма начисленного налога указывается вручную в документе Начисление зарплаты, закладка Налоги на доходы.

Виды рабочего времени

Справочник Виды рабочего времени предназначен для обозначения вида использованного времени. Справочник доступен по гиперссылке Виды рабочего времени в разделе Персонал, группа Справочники.

Элементы справочника используются в табеле для обозначения вида использованного времени буквенным кодом.

Штатное расписание

Штатное расписание хранится в регистре сведений, доступном по одноименной гиперссылке в разделе Персонал. Использование штатного расписания является опциональным и включается с помощью флажка Вести штатное расписание в разделе Настройки – Еще больше возможностей – Персонал.

Форма состоит из двух частей: левая содержит дерево структурных подразделений организации, указанной в расположенном сверху поле списка, а правая – список должностей, соответствующих выбранному подразделению.

Для каждой должности, используемой на предприятии, в штатном расписании указываются:

■ количество ставок;

■ вид начисления или удержания;

■ диапазон оплаты труда и валюта.

При добавлении новой штатной единицы в поле Количество ставок необходимо указывать общее количество с учетом ранее открытых ставок. Количество ставок не суммируется. Для определения количества штатных единиц из регистра Штатное расписание берется последняя запись на дату документа.

Сводные сведения о штатном расписании и о вакансиях отображаются в отчете Штатное расписание. Отчет доступен по одноименной гиперссылке на панели отчетов раздела.

Учет движения кадров

Должностные обязанности конкретных физических лиц, а также условия оплаты труда регистрируются документами Прием на работу и Кадровое перемещение.

Прием на работу

Документом Прием на работу регистрируется прием сотрудников на работу, а также необходимость расчета для этих сотрудников начислений и удержаний.



В шапке документа указывается организация-работодатель, на закладке Сотрудники – список сотрудников из справочника Сотрудники. Каждому новому сотруднику при занесении его в справочник автоматически присваивается уникальный табельный номер, который будет отображаться рядом с ФИО сотрудника через запятую. Кроме того, для каждого сотрудника указываются подразделение, должность, количество занимаемых ставок и график работы. Путем установки переключателя определяется также тип занятости: основное место работы или совместительство (если использование совместительства разрешено соответствующей опцией Использовать совместительство в настройках Персонал раздела Настройки – Еще больше возможностей).

На закладке Начисления и удержания отображаются начисления и удержания выбранного на предыдущей вкладке сотрудника с указанием плановой суммы и валюты, а также счета затрат.

Физические лица, работающие по совместительству, могут быть приняты на работу неограниченное число раз. Для этого необходимо завести для них в справочнике Сотрудники несколько элементов.

Кадровое перемещение

После приема сотрудников на работу все изменения условий оплаты труда и кадровые перестановки регистрируются документами Кадровое перемещение. Перед заполнением нового документа в нем задается вид операции: Изменение условий оплаты или Перемещение и изменение условий оплаты соответственно.

На закладке Сотрудники перечисляются сотрудники и новые условия работы для них.

На закладке Начисления и удержания отображается список начислений и удержаний выбранного на предыдущей вкладке сотрудника.

Увольнение

Увольнение сотрудников регистрируется документами Увольнение.



В табличное поле формы документа следует внести список увольняемых сотрудников и указать для каждого из них дату и причину увольнения. Начиная с указанной даты, для уволенного сотрудника будут прекращены автоматические начисления и удержания.

Согласие на обработку персональных данных

Документ вводится при получении согласия на обработку персональных данных (ПДн).

Предусмотрен ввод согласия на обработку ПДн из списков программы, в которых хранятся персональные данные, например из списка физических лиц. Также можно ввести документ из списка Согласия на обработку ПДн в разделе Персонал.

В документе заполняются группы Оператор персональных данных (организация, адрес и ответственный) и Субъект персональных данных (субъект, ФИО, адрес и паспортные данные).

Для согласия определяется срок действия. Если срок действия не заполнен, то согласие на обработку персональных данных будет выдано бессрочно.

Для отзыва согласия на обработку ПДн необходимо создать документ Отзыв согласия на обработку ПДн на основании согласия или из списка документов в разделе Персонал.

Расчет и начисление заработной платы

Ниже представлена схема взаимодействия документов, участвующих в процедуре расчета и начисления заработной платы.

Для видов начислений с повременной системой оплаты труда необходимо учитывать отработанное время сотрудников. Для этой цели используется документ Табель учета рабочего времени.

Для видов начислений со сдельной системой оплаты труда необходимо учитывать выработку. Для этого используются документы Сдельный наряд и Заказ-наряд. По ним же производится начисление сдельной оплаты.

По данным табеля учета рабочего времени можно автоматически заполнить документ Начисление зарплаты сотрудникам. Затем, чтобы подготовить денежные выплаты, заполняется документ Платежная ведомость, на основании которого могут быть зарегистрированы денежные выплаты сотрудникам путем ввода документа Расход денежных средств из кассы.

Графики работы

Справочник Графики работы содержит перечень всех графиков работы предприятия, назначаемых сотрудникам. Графики работы создаются на основании производственного календаря. Их можно использовать как для предприятия в целом, так и для его подразделений (например, график работы склада).



Для графика работы указываются наименование, период, способ заполнения, а также шаблон заполнения.

В шаблоне расписания (шаблон заполнения графиков рабочего времени) можно указать тип графика:

■ По дням недели. Заполнение графика привязано к дням недели, вне зависимости от периодичности дат календаря. По умолчанию шаблон заполняется пятидневкой.

■ Сменный (Произвольный). Вариант заполнения, при котором необходимо указать периодичность рабочих дней (дней цикла). Не привязан к дням недели и праздникам.

Также в шаблоне можно задать настройки расписания: начало и окончание рабочего дня, перерывы, учет праздничных дней как выходных.

Графики работы сотрудников

В графике работы сотрудника отражаются отклонения от эталонного графика работы, например переносы дней, отсутствия без оплаты, опоздания и переработки. График работы конкретного сотрудника доступен из карточки сотрудника по соответствующей гиперссылке.

Графики могут быть настроены: по календарным дням или сменные, с учетом начала и окончания рабочего дня, времени перерывов и праздничных дней.

Графики работы сотрудников используются для заполнения табеля и расчета заработной платы.

Табель

Документы Табель предназначены для ввода информации об использовании рабочего времени в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Список документов находится в журнале Табели, доступном по одноименной гиперссылке панели навигации.



В документе необходимо указать подразделение и период регистрации (дата, относящаяся к месяцу, на который вводится табель). Также путем установки переключателя в одно из двух положений – По дням или За период – нужно определить способ ввода данных: по дням или за период в целом.

В табличное поле документа вносится список сотрудников подразделения, а для каждого сотрудника – сведения об отработанном времени. Документ можно заполнить автоматически по нажатию кнопки Заполнить.

Заполнить табель можно по производственному календарю и по графикам работы сотрудников. При заполнении по графикам работы сотрудников в табеле будут учтены все отклонения личного графика от эталонного (переносы дней, опоздания и переработки).

Если переключатель способа ввода данных установлен в положение За период, то в табеле будет указано общее количество часов с тем или иным видом использованного времени за весь указанный период. Для каждого сотрудника можно указать до шести видов использованного времени. Виды использованного времени хранятся в одноименном классификаторе.

При выборе способа Ввод данных по дням данные о затратах рабочего времени вводятся ежедневно. За один день можно указать не более трех видов использованного времени. Время указывается в часах.

Начисление зарплаты сотрудникам

Документ Начисление зарплаты предназначен для начисления оплаты труда (в конце месяца) и отнесения ее на затраты.



В документе указываются период регистрации (дата месяца, за который начисляется оплата труда), организация и подразделение. Табличное поле заполняется списком сотрудников с указанием должности, вида и размера начисления, оплачиваемого периода работы. Также для каждой строки табличного поля указывается счет отнесения затрат, могут быть указаны направление деятельности и заказ покупателя, с которыми связано данное начисление или удержание.

Ввести данные можно автоматически с помощью кнопки командной панели Заполнить. Расчет выплачиваемой (удерживаемой) суммы также производится автоматически по нажатию кнопки Рассчитать. Параметры расчетов хранятся в одноименном справочнике, доступном по команде Параметры расчетов панели навигации в группе Справочники.

На закладке Налоги можно указать суммы удерживаемого с сотрудников налога на доходы. Расчет сумм налогов в программе не производится.

Для подготовки к выплате зарплаты сотрудников предназначен документ Платежная ведомость. В табличное поле документа вносится список сотрудников, для каждого из которых указывается начисленная сумма.

Факт выплаты зарплаты регистрируется документами Расход из кассы или Расход со счета, в которых следует задать вид операции Зарплата по ведомости.

Параметры расчетов

Справочник Параметры расчетов предназначен для хранения правил выборки данных, которые будут использоваться при расчете заработной платы.

В прикладном решении по умолчанию заданы следующие параметры расчета:

■ Норма дней;

■ Норма дней (график работы сотрудника);

■ Норма часов;

■ Норма часов (график работы сотрудника);

■ Отработано дней;

■ Отработано часов;

■ Отработано часов по заданиям;

■ Тарифная ставка;

■ Фиксированная сумма.

Каждый элемент справочника фактически содержит шаблон запроса для получения определенного значения из базы данных.

Если установлен флажок Задавать значение при расчете зарплаты, то элемент не требует настройки; значение параметра необходимо будет задать перед расчетом в документе Начисление зарплаты.

При создании нового параметра расчета можно использовать источники данных, периоды отбора, показатель (один) и установить отборы данных. В этом случае запрос составится автоматически.

На закладке Данные указывается период выборки данных и отмечается показатель.



На закладке Отбор накладываются отборы на выборку данных.



На закладке Запрос можно просмотреть результат настройки параметра расчетов.



Для создания произвольного запроса необходимо установить флажок Произвольный запрос. На закладке Запрос станут доступны кнопки Редактировать запрос и Конструктор запроса.

Для составления корректного произвольного запроса для параметров расчета рекомендуется обращаться в обслуживающую организацию.

Начисление премий

В программе можно назначать премии сотрудникам, например по результатам продаж.

Для указания правил и условий начисления используется документ Положение о премировании. Премию можно начислить в виде суммы или процента, а также выбрать сегмент номенклатуры для расчета.

Правила расчета премий

Справочник содержит правила расчета премий, применяемые при начислении.

Правило расчета определяет, как будет начисляться премия – процентом или суммой, значение процента или суммы и порядок округления.

Премию или дополнительную премию можно установить для конкретного сегмента номенклатуры – например, сегмента товаров с более высокой маржинальностью.

Правило будет применяться в документе начисления зарплаты, если будут выполнены все условия, указанные в группе Условия начисления.

Если для правила не выбраны условия применения, то правило будет действовать всегда. То есть все сотрудники получат премию, независимо от суммы или количества продаж.

Если указаны одновременно несколько условий, то премия начислится только при одновременном выполнении всех условий.



По умолчанию все созданные правила расчета премий будут применяться одновременно. Порядок совместного применения правил настраивается с помощью группировки правил в списке правил расчета премий.

Есть несколько вариантов совместного применения правил:

■ Максимум – выбирается правило с максимальным значением премии;

■ Минимум – применяется правило с минимальным расчетным значением премии;

■ Сложение – применяются все правила, включенные в группу.

Группы правил могут быть вложены друг в друга и формировать дерево правил. Вложенность в группу можно задать на поле Группа. Количество уровней иерархии не ограничено.

Благодаря такой структуре можно создавать гибкие системы расчета премий, быстро включать и отключать использование премий, менять их приоритет.

Условия начисления премий

Если премия начисляется при выполнении определенных объемов или количества продаж, то необходимо добавить условие начисления.

Условия начисления премий хранятся в одноименном справочнике блока Начисления и удержания раздела Персонал.

В условие определяется, за что будет предоставляться премия:

■ За сумму продаж;

■ За количество продаж.

В поле Значение устанавливается пороговое значение для проверки выполнения условия.

Документ «Положение о премировании»

Правила расчета премий вводятся в действие документом Положение о премировании (группа Кадровый учет).

Документ фиксирует правила, которые будут использоваться для расчета премии продавцам согласно объему продаж.

В документе необходимо установить Период действия: «с – по». Окончание периода может быть не заполнено, в этом случае правила действуют бессрочно.

Далее устанавливаются параметры положения о премировании.

Положение о премировании может применяться следующим образом:

■ Индивидуально для подразделения – для каждого магазина выбираются собственные правила.

■ Одно для выбранных подразделений – для списка магазинов составляется общий список правил.

■ Одно для всех подразделений – для всех магазинов составляется общий список правил.

Чтобы применить созданные правила начисления премий, их необходимо отразить в кадровых документах:

■ Прием на работу – для новых сотрудников;

■ Кадровые перемещения – для работающих сотрудников.

Расчет премии выполняется в документе Начисление заработной платы.

Платежная ведомость

Документ предназначен для формирования печатной формы платежной ведомости по выплате заработной платы (аванса) сотрудникам организации.

Документ Платежная ведомость может быть заполнен автоматически с помощью кнопки командной панели Заполнить по остаткам.

Отчеты раздела «Персонал»

Все отчеты раздела Персонал открываются по гиперссылке Отчеты подраздела Аналитика раздела Персонал.

После вызова отчетов по указанной гиперссылке открывается список отчетов, отфильтрованный по тегу Зарплата.

«Список сотрудников»

Отчет предназначен для отображения кадровой информации, информации о плановых начислениях сотрудников, паспортных данных и контактной информации физических лиц. Для этого используются соответствующие режимы: Список сотрудников, Плановые начисления сотрудникам, Паспортные данные, Контактная информация.

«Начисления и удержания»

В отчете отражаются данные по начислениям и удержаниям сотрудников с детализацией до вида начисления/удержания. Данные группируются по подразделениям.

«Премии продавцам»

Отчет позволяет расшифровать суммы премий по результатам продаж.

Перед формированием отчета в шапке устанавливается период. Можно настроить отбор и сформировать отчет по конкретным сотрудникам и организации. Данные отчета группируются по сотрудникам, можно включить расшифровку по документам продажи.

Для доступа к отчету используется специальная роль.

Ее можно назначить продавцам для самостоятельного контроля начислений в течение месяца.

«Расчеты с персоналом»

Отчет отображает состояние задолженности по заработной плате сотрудникам в течение выбранного периода времени. Данные отчета отображаются в рублях и валюте.

«Отработанное время»

В отчете отображаются сводные данные по учету рабочего времени на основании документов Табель. Отчет может быть сформирован в двух режимах: По дням и В целом за период.

В режиме По дням в отчете отображаются сведения о ежедневных затратах рабочего времени за указанный период. Данные группируются по подразделениям.

В режиме В целом за период в отчет выводятся данные о суммарных затратах рабочего времени с детализацией до вида рабочего времени на определенную дату. Данные группируются по сотрудникам и подразделениям.