Программа «1С:Управление нашей фирмой 8» предназначена для ведения только управленческого учета. Хотя в системе и учитываются первичные документы, принимаемые к бухгалтерскому учету, непосредственно сам бухгалтерский учет не ведется.
Для тех случаев, когда в компании необходимо вести регламентированный учет, существует программа «1С:Бухгалтерия 8» (далее – БП). Одновременное использование двух программных продуктов на предприятии может привести к тому, что ввод одних и тех же документов и справочников в обе информационные базы увеличит временные затраты сотрудников.
Для того чтобы исключить двойной ввод документов, существует механизм обмена данными между программами «1С:Управление нашей фирмой 8» и «1С:Бухгалтерия 8».
Из УНФ в БП переносятся все необходимые справочники и документы из разделов Продажи, Закупки, Производство, Деньги. Однако следует учесть, что документы, связанные с учетом и начислением зарплаты, учетом имущества, начислением налогов, не участвуют в обмене. Это связано с тем, что в УНФ они созданы только для целей управленческого учета. В свою очередь, из БП можно загрузить справочники и документы, отражающие движения денежных средств по банку и кассе. Более подробная информация о соответствии выгружаемых данных содержится в документе Совместное использование в файле поставки обновления программы «1С:Бухгалтерия 8».
Важной особенностью механизма обмена данными является обособленная настройка счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами в двух программах. Это обусловлено тем, что счета учета в УНФ устанавливаются для целей управленческого учета, а в БП – для регламентированного учета.
Обмен данными между базами УНФ и БП может инициироваться по команде пользователя или автоматически по заданному расписанию.
Документы и элементы справочников, участвующие в обмене, при создании или изменении регистрируются к обмену в служебной таблице. В момент выгрузки из УНФ формируется файл, который содержит данные зарегистрированных справочников и документов. При загрузке в БП происходит синхронизация данных. Сопоставление осуществляется автоматически по определенным полям поиска, но пользователь может внести изменения в параметры синхронизации или вручную сопоставить объекты.
Для того чтобы выполнять обмен данными между УНФ и БП, необходимо его настроить. Первоначальную настройку рекомендуется производить сначала в УНФ, а затем завершить ее в БП. Перед началом проведения обмена в программе «1С:Бухгалтерия 8» должны быть заведены организации, по которым загружаются документы, настроены учетные политики и введены начальные остатки (документы ввода начальных остатков не переносятся).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
В выпадающем списке необходимо выбрать редакцию «1С:Бухгалтерии».
Важно!
Перед первой настройкой обмена сделайте резервные копии двух информационных баз!
Есть несколько вариантов передачи данных: через подключение к программе напрямую и через такие каналы, как сетевой каталог, FTP-ресурс. В зависимости от выбранного способа передачи данных необходимо будет настроить параметры, определяющие сохранение файла обмена. При использовании сетевого каталога в качестве канала передачи данных требуется указать его расположение.
На следующем шаге присваивается наименование настройке обмена и указывается префикс информационной базы, с которой будет выполняться обмен. По кнопке Изменить правила выгрузки данных откроется окно настройки синхронизации данных. В нем нужно установить следующие параметры:
- Способ синхронизации. При автоматической синхронизации программа сама регистрирует к выгрузке новые и измененные справочники, а также документы. Если установлена ручная синхронизация, то при каждом инициировании выгрузки пользователю необходимо будет отобрать выгружаемые документы, организацию и период.
- Дата выгрузки. Доступна при автоматической синхронизации. Именно с этой даты будут регистрироваться к выгрузке документы.
- Организация. Выгружать документы можно как по одной организации, так и по нескольким. В этой настройке определяется их перечень.
- Выгружаемые документы. Можно выгружать только определенные документы.
Параметры синхронизации данных могут в дальнейшем могут быть изменены.
После нажатия кнопки Далее система сформирует файл с параметрами обмена, который будет использоваться при продолжении настройки в БП, и предложит выполнить выгрузку данных. Рекомендуется согласиться с этим и нажать кнопку Готово. В противном случае система сохранит настройки, но выгрузка данных не произойдет – ее нужно будет произвести отдельно.
Примечание
Если настраивается обмен между информационными базами, в которых много данных (большое количество справочников и документов), рекомендуется завершить настройку без флажка Выполнить загрузку данных… Затем отдельно выгрузить с помощью обработки Состав отправляемых данных (открывается по кнопкерядом с кнопкой Синхронизировать) сначала все справочники, потом документы. В противном случае выгрузка данных и последующая синхронизация займут долгое время и снизят производительность работы программы.
рядом с кнопкой Синхронизировать) сначала все справочники, потом документы. В противном случае выгрузка данных и последующая синхронизация займут долгое время и снизят производительность работы программы.
Второй этап настройки обмена выполняется в программе «1С:Бухгалтерия 8». В ней следует также создать новую настройку синхронизации и в качестве второй информационной базы выбрать 1С:Управление нашей фирмой. В помощнике настройки обмена указать выбрать файл с настройками, выгруженными из УНФ. После считывании этого файла настройки синхронизации будут автоматически применены к базе «1С:Бухгалтерии», включая префикс.
Поле завершения настройки синхронизации будет запущен процесс считывания данных из файла выгрузки. В результате программа сформирует список объектов, готовых к загрузке в информационную базу.
Независимо от того, в пустую информационную базу или уже в содержащую информацию загружаются данные, следует сопоставить справочники и документы: это исключит появление дублей в программе. Автоматическое сопоставление данных по заданным правилам вызывается по кнопке Сопоставить. После этого система самостоятельно сопоставит все загружаемые данные.
После загрузки начнется процесс выгрузки данных из БП. Для того чтобы провести загрузку справочников и документов из БП в УНФ, необходимо произвести повторный обмен в программе «1С:Управление нашей фирмой». В окне обмена данными в УНФ нужно повторить синхронизацию. После этого закончится синхронизация данных и система выведет сообщение о завершении обмена.
Выполнение обмена
Для того чтобы произвести выгрузку данных из УНФ, необходимо в форме обмена данными нажать кнопку Синхронизировать. После нажатия кнопки начнется прямая передача данных в базу-приемник.
После выполнения этой операции необходимо закончить процедуру обмена в УНФ таким же образом, как было описано выше.
Важно!
Если требуется выполнять односторонний обмен: выгружать данные только из УНФ, а обратно не выгружать, то перед каждой загрузкой в БП следует сбрасывать с регистрации все ненужные объекты с помощью обработки Состав отправляемых данных.
Перед использованием обмена данными обязательно нужно учесть следующие моменты:
- Поскольку в программе «1С:Бухгалтерия» не ведется учет номенклатуры в разрезе характеристик, то характеристики, созданные в УНФ, не выгружаются в БП. Если, например, в УНФ учет товара «Футболка х/б» ведется по характеристикам (размер и цвет): «Футболка х/б» (L, красная)», «Футболка х/б (L, синяя)», то в БП выгрузится номенклатура в виде одной позиции «Футболка х/б» без характеристик. Документ Расходная накладная, содержащий номенклатурные позиции с характеристиками, после загрузки в базу БП – уже не будет содержать характеристик.
- В БП переносятся документы с тем же состоянием, в котором они были на момент выгрузки из УНФ. То есть если выгружался непроведенный или помеченный на удаление документ, то в БП он загрузится как непроведенный или помеченный на удаление соответственно.
- Для корректного обмена важно отслеживать актуальность правил обмена по кнопке Загрузить правила в форме синхронизации данных. Эти правила определяют алгоритм преобразования данных, выгружаемых из УНФ в БП. Порядок обновления правил обмена содержится в информационном файле в поставке обновления программы «1С:Бухгалтерия».
.png)
