Наличные денежные средства в программе "1С:Управление нашей фирмой"

Поступления денежных средств и выплаты из кассы регистрируются документами Поступление в кассу и Расход из кассы. Документы учета наличных денежных средств содержатся в журнале Документы по кассе.

Кассы

В прикладном решении предусмотрена возможность учета наличных денег в нескольких кассах предприятия.

Справочник Кассы используется для идентификации мест фактического хранения и движения денежных средств (кассовые помещения, сейфы руководителей подразделений).

Одна касса может использоваться в разных организациях, и в одной кассе могут храниться денежные средства в разных валютах.

Подсказка

Для автоматической подстановки валюты в кассовые документы для кассы можно указать валюту по умолчанию.

Ввод информации о новой кассе производится в диалоговом окне. Для каждой кассы указываются ее наименование (например, Касса директора, Основная касса), валюта хранения денежных средств в данной кассе по умолчанию и счет учета денежных средств. Валюта выбирается из выпадающего списка, состав которого определяется содержимым справочника Валюты.

Также для каждой кассы указывается подпись кассира, которая подставляется в печатные формы с факсимиле.



При оформлении документов, сопровождающих поступление и выдачу наличных денег (приходного и расходного кассового ордера), из справочника Кассы выбирается та касса, в которую поступили или из которой были выданы наличные деньги.

Поступление в кассу

Документом Поступление в кассу отражаются следующие виды операций (оплат):

От покупателя,

Прочее поступление,

От поставщика (возврат),

Получение кредита,

Возврат займа сотрудником,

Покупка валюты,

Получение наличных в банке,

От прочего контрагента (учредителя),

От подотчетника,

Розничная выручка,

Розничная выручка (суммовой учет),

Личные средства,

От нашей организации.

Вид операции указывается в одноименном поле и влияет на состав других реквизитов формы.

Кнопка Печать позволяет распечатать на основе документа Поступление в кассу унифицированную печатную форму КО-1 (Приходный кассовый ордер). Сумма платежа с указанием валюты отображается в виде надписи в нижней части формы.

В случае применения онлайн-кассы из документа Поступление в кассу можно сформировать кассовый чек по кнопке Пробить чек. Чек формируется для передачи налоговому органу и выдачи его клиенту (физлицу) в бумажном виде или электронной форме. Порядок применения онлайн-касс, формирования, направления и выдачи кассовых чеков описан в справочнике «Онлайн-кассы».

Способ передачи электронного чека клиенту уточняется в группе Дополнительно. Также в группе предусмотрена настройка отражения документа для налоговой отчетности (при применении спецрежимов «Патент» или ЕСХН).

От покупателя

При выборе вида операции От покупателя в шапке документа указываются покупатель – контрагент, от которого поступают денежные средства, сведения о сумме оплаты и валюте оплаты, указывается касса, а также при помощи установки флажка можно учесть документ в налоговом учете. Если документ создавался на основании другого документа, то ссылка на него будет отображаться как Основание: под табличной частью группы Разнесение оплаты (например, основанием может быть Расходная накладная или Акт выполненных работ).

В группе Разнесение оплаты предоставлен выбор из двух режимов работы:

Редактирование. В данном режиме пользователю доступна таблица, в которой можно выбрать конкретные документы с помощью «Помощника» или по кнопке Добавить.

Отчет. В данном режиме пользователь видит отчет с результатом распределения денег.

В режиме работы Редактирование можно указать вариант распределения оплаты для каждой строки, выбрав в колонке Способ вариант Автоматически или Вручную.



Вариант разнесения оплаты также может быть подставлен в документ оплаты из договора, карточки контрагента и настроек раздела Деньги (список составлен по мере убывания приоритета при подстановке).

Помощник, открытый из поступления в кассу, покажет остаток долга контрагента, его неоплаченные заказы и накладные.

В этом же окне можно сразу распределить деньги между заказами и накладными контрагента. Чтобы соотнести оплату с документами, нужно установить флажки напротив ответствующих документов или использовать одну из команд подменю Разнести остаток.

По команде Перенести в документ результат работы помощника переносится в таблицу Разнесение оплаты.

Над табличным полем также предусмотрена кнопка Подобрать. По нажатию этой кнопки вызывается форма подбора долгов покупателей.

От подотчетника

При выборе вида операции От подотчетника в форме документа дополнительно указывается подотчетное лицо – сотрудник, которому ранее были выданы под отчет денежные средства, а также документ их выдачи. В данной форме предусмотрено табличное поле, в котором можно указать несколько документов выданных авансов одного подотчетного сотрудника, различные подразделения и проекты. Если указать документ выдачи денег в шапке и оставить таблицу пустой, тогда значение будет взято из шапки. Если таблица заполнена, то детализация будет взята из нее. При этом, заполнение поля в шапке обязательно в обоих случаях.

Прочее поступление

При выборе вида операции Прочее поступление в форме документа появляются следующие реквизиты:

в группе Расшифровка платежа реквизит Корреспонденция – счет отнесения платежа. После ввода значения в поле Корреспонденция появляется реквизит Аналитика, который можно заполнить при условии, что для указанного счета задана аналитика;

в группе Планирование реквизит Документ планирования – выбирается из списка документов Перемещение денег (план) или Поступление денег (план).

Расход из кассы

Для регистрации выплат наличных денежных средств предназначен документ Расход из кассы. Документом отражаются следующие виды операций (выплат):

Поставщику,

На расходы,

Нашей организации,

Зарплата по ведомости,

Зарплата сотруднику,

Прочему контрагенту (учредителю),

Покупателю (возврат),

Возврат кредита,

Выдача займа сотруднику,

Взнос наличными в банк,

Прочий расход,

Подотчетнику,

Перемещение в кассу ККМ,

Налоги,

Личные средства.

Вид операции указывается в одноименном поле и влияет на состав других реквизитов формы.

Кнопка Печать позволяет сформировать на основе документа Расход из кассы унифицированную печатную форму КО-2 (Расходный кассовый ордер). Сумма выплаты с указанием валюты отображается в виде надписи в нижней части формы.

Поставщику

При выборе вида операции Поставщику в шапке документа указываются: поставщик – контрагент, которому выплачиваются денежные средства, касса, сведения о сумме оплаты и валюте оплаты. Если документ создавался на основании другого документа, то ссылка на него будет отображаться под табличной частью группы Распределение оплаты. Например, основанием может быть Заказ поставщику или Приходная накладная.

Поведение закладки Распределение оплаты аналогично документу Расход со счета с видом операции Поставщику.

Если выплата поставщику является предоплатой, следует в режиме редактирования установить в колонке Способ вариант Вручную и оставить пустым поле Документ к зачету. В противном случае необходимо обязательно указать документ, по которому поступает платеж.

Над табличным полем предусмотрена кнопка Помощник. Помощник, открытый из расхода из кассы, покажет остаток долга поставщику, а также все неоплаченные заказы и приходные накладные.

В этом окне можно сразу разнести оплату между заказами поставщику и приходными накладными. Чтобы соотнести оплату с документами, нужно установить флажки напротив ответствующих документов или использовать одну из команд подменю Разнести остаток.

По команде Перенести в документ результат работы помощника переносится в таблицу Разнесение оплаты.



В режиме Редактирование над табличным полем также предусмотрена кнопка Подобрать, позволяющая быстро подобрать документ долга покупателя из списка.

Взнос наличными в банк

Операция Взнос наличными в банк используется для отражения перемещения денежных средств. При выборе данного вида операции в форме документа отобразится поле, где нужно указать банковский счет и сумму поступления.

При оформлении взноса наличными в банк есть возможность сделать опись сдаваемых наличных денег, сформировать и распечатать сопроводительные документы: «Квитанция к сумке», «Накладная к сумке», «Препроводительная ведомость к сумке».

Для использования возможности необходимо включить настройку Опись сдаваемых наличных денег (раздел Настройки – Еще больше возможностей – Деньги).

В документе появится дополнительная табличная часть с возможными номиналами купюр. Кассир заполняет количество купюр каждого номинала, итоговая сумма рассчитается автоматически.

Другие операции

При выборе вида операции Покупателю (возврат) в форме документа следует указать покупателя, которому возвращаются денежные средства. В табличном поле Распределение оплаты требуется заполнение статьи ДДС, суммы платежа, курса, ставки НДС и документа планирования.

При выборе вида операции Подотчетнику в форме документа указывается сотрудник, которому выдаются под отчет денежные средства, и, в случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, соответствующий авансовый отчет. В данной форме не предусмотрено табличного поля для ввода нескольких выплат.

При выборе вида операции Зарплата по ведомости в форме документа отобразится табличное поле, где нужно указать сведения о платежных ведомостях и сумме выплаты по каждой ведомости. Расход для выдачи заработной платы по ведомости удобно вводить на основании документа Платежная ведомость.

Операция Зарплата сотруднику позволяет перечислить деньги конкретному сотруднику. В форме документа отобразится поле, где нужно указать сотрудника и сумму выплаты.

При выборе вида операции Перемещение в кассу ККМ в форме документа отобразятся поля, в которых нужно указать кассу ККМ и перемещаемую сумму.

При выборе вида операции Прочий расход в форме документа отображаются реквизиты: Корреспонденция – счет отнесения платежа и Документ планирования – выбирается из списка документов Перемещение денег (план) или Поступление денег (план).

При выборе вида операции Налоги в форме документа необходимо заполнить реквизит Вид налога. Значение реквизита выбирается из одноименного справочника.

Авансовый отчет

Документ Авансовый отчет предназначен для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных ему наличных или безналичных денежных средств.

Форма документа содержит закладки, предназначенные для ввода сведений о выданных авансах, запасах, услугах и оплатах.

Закладка Выданные авансы содержит табличное поле, где указывается перечень документов выдачи денежных средств (Расход из кассы или Расход со счета). Для каждого документа указывается его сумма.

Закладка Запасы предназначена для ввода списка запасов (номенклатуры), приобретенных подотчетником на выданные средства и приходуемых на предприятии, с указанием количества и стоимости каждой номенклатурной позиции.

На закладке Услуги указываются также дополнительные расходы, понесенные подотчетником, например оплата курьерской доставки сторонним контрагентом.

На закладке Оплаты указываются данные о выплаченных подотчетником поставщикам денежных средствах.