Система 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) позволяет организовать обмен электронными документами (ЭД) с поставщиками и покупателями: обмениваться каталогами товаров, прайс-листами, заказами, ТОРГ-12, актами, счетами на оплату и т.д. Для электронных документов реализована возможность опционального (необязательного) использования электронной подписи (ЭП), что придает обмену между контрагентами юридическую значимость и позволяет отказаться от бумажных документов.
При прямом обмене между контрагентами по открытым каналам связи существует дополнительная возможность шифровать передаваемые данные.
В программе 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) автоматизирован обмен электронными документами по сделкам через выгрузки и загрузки данных через электронный документ без предварительных настроек. Такой обмен предназначен для упрощения ввода данных на принимающей стороне:
- на стороне отправителя отправка такого документа по электронной почте контрагенту в виде электронного документа выполняется по команде «Сформировать, подписать и отправить» группы команд «ЭД»;
- на стороне получателя по команде «Перезаполнить по электронному документу» из файла реализована возможность после выбора файла просмотреть его содержимое и выбрать действие: заполнить данными существующий документ информационной базы или создать на их основе новый.
Настройкой обмена занимается либо администратор системы 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ), либо ответственный сотрудник, у которого назначена роль «Настройка параметров обмена электронными документами».
Непосредственный обмен электронными документами (формирование, подписание, отправка, получение) могут выполнять пользователи системы, у которых назначена роль «Выполнение обмена электронными документами». Для просмотра текущего состояния обмена, а также содержимого электронных документов предназначена отдельная роль «Чтение электронных документов». Для корректного отображения информации о состоянии электронных документов в списках документов должна быть назначена роль «Базовые права по электронным документам».
В статье рассмотрим, как в несколько шагов организовать обмен электронными документами «1С:Управление нашей фирмой»:
- Включаем возможность электронного документооборота в программе
- Добавляем сертификат электронной подписи
- Создаем учетную запись и подключаемся к сервису 1С-ЭДО
- Приглашаем контрагента к обмену электронными документами
- Обмениваемся электронными документами
Включаем возможность электронного документооборота в 1С:УНФ
Для начала использования включаем возможность: Компания — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами.
Устанавливаем флажки «Обмен электронными документами с контрагентами» и «Электронные подписи».
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
Добавляем сертификат электронной подписи
Добавляем сертификат электронной подписи, установленный на компьютер.
Если сертификата нет, то отправляем заявление на выпуск нового сертификата, используя сервис 1С:Подпись.
Создаем учетную запись и подключаемся к сервису 1С-ЭДО
Создаем учетную запись по кнопке «Создать», используя помощника: Компания –– Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Учетные записи ЭДО.Выбираем организацию, сертификат, указываем оператора электронного документооборота. По кнопке «Далее» переходим к следующему этапу.
Проверяем достоверность данных организации (адрес и код налогового органа), вводим электронный адрес для уведомлений, заполняем наименование учетной записи и ее назначение. Соглашаемся с условиями использования сервиса и заканчиваем подключение по кнопке «Подключить».
Приглашаем контрагента к обмену электронными документами
Если контрагент еще не использует электронный документооборот, то можно пригласить его непосредственно из списка контрагентов.Выбираем контрагента из списка (или несколько контрагентов), по кнопке «ЭДО» приглашаем к обмену электронными документами.
В открывшейся форме указываем e-mail контрагента, чтобы выслать приглашение и инструкцию по подключению.
Если контрагент уже зарегистрирован в сервисе 1С-ЭДО, выбираем его оператора или указываем идентификатор и приглашаем к обмену.
После принятия приглашения статус в настройках 1С-ЭДО изменится на «Принято».
В настройках отправки документов указываем флажками документы для обмена и выбираем формат документа.
Таким образом в несколько простых шагов мы подключили возможность обмениваться электронными документами непосредственно из программы 1С:УНФ.
Обмениваемся электронными документами
Для начала обмена из созданного документа отгрузки по кнопке «ЭДО» выбираем «Отправить электронный документ».
Для работы с большим объемом документов можно использовать интерфейс «Текущие дела ЭДО», который показывает актуальные документы для отправки, документы, принятые от контрагента, принятые и ожидающие согласия приглашения.
А что делать, если сделка разовая и больше мы не будем взаимодействовать? При разовой сделке с контрагентом используем упрощенный вариант обмена через выгрузку/загрузку без предварительных настроек.
В этом случае отправитель выгружает документы информационной базы на диск компьютера или отправляет по электронной почте контрагенту в виде электронного документа по команде «Выгрузить данные в файл» группы команд «ЭДО».
А получатель по команде «Загрузить данные ЭДО из файла» заполняет информацией существующий документ информационной базы или создает на их основе новый.
Используйте изменившиеся условия для подключения новых возможностей.
Электронный документооборот, настроенный один раз, сократит расходы на доставку документов, бумагу, папки, расходные материалы.
А Вы получите главный ресурс — время для развития бизнеса. Еще более актуальным становится подключение к сервису 1С-ЭДО с введением маркировки.
.png)
