Как бухгалтеру управляющей компании выполнить пакетное выставление документов при оказании услуг нескольким контрагентам в программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию расчетов, в ходе которой документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Обязанность проведения инвентаризации расчетов установлена:

- ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № ФЗ-402);
- п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – Положение № 34н).

Случаи, сроки, порядок проведения, перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательной инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона № ФЗ-402, п. 26 Положения № 34н, п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания № 49). Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения № 34н.

Обязательная инвентаризация проводится в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности:

- имущества - не ранее 1 октября отчетного года (основных средств - не реже одного раза в три года, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризацию товаров, сырья и материалов можно проводить в период их наименьших остатков);
- остальных активов и обязательств - на 31 декабря отчетного года (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Порядок проведения инвентаризации расчетов с контрагентами и оформления ее результатов определен в пп. 3.44 – 3.48 Методических указаний № 49.

При годовой инвентаризации расчетов проверяется состояние расчетов со всеми покупателями, поставщиками, кредитными организациями, бюджетом, работниками организации, участниками организации, прочими дебиторами и кредиторами.

Если инвентаризация расчетов проводится по иным причинам, то расчеты проверяются выборочно в том объеме и по тем дебиторам и кредиторам, в котором это необходимо для решения конкретной задачи.

При инвентаризации расчетов:

- проводится сверка расчетов с дебиторами, кредиторами, бюджетом, внебюджетными фондами, проверяется состояние расчетов с работниками, при наличии разногласий суммы проверяются на правильность и обоснованность;
- выявляется сомнительная дебиторская задолженность и наличие в отношении нее резерва по сомнительным долгам;
- выявляется дебиторская и кредиторская задолженность, нереальная к взысканию (в связи с истечением срока исковой давности, исключением контрагента из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) и пр.);
- проверяется ранее списанная дебиторская задолженность, учитываемая за балансом, на предмет ее списания с забалансового учета или необходимости восстановления на балансе.

Бухгалтерский учет

Если при инвентаризации выявлены расхождения между учетными данными и данными стороны, с которой проводится сверка расчетов, необходимо проверить, не являются ли эти расхождения следствием допущенных ошибок (неотражение, несвоевременное отражение, дублирование в учете фактов хозяйственной жизни и др.), выявленные ошибки исправляются в порядке, установленном ПБУ 22/2010.

Если ошибки не выявлены, результаты инвентаризации признаются в учете, исходя из тех данных, которые организация признает правильными (п. 73 Положения № 34н).

По сомнительной дебиторской задолженности, выявленной при инвентаризации, следует создать или при необходимости скорректировать резерв по сомнительным долгам (п. 70 Положения № 34н).

Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):

Дт 91.2 Кт 63 - создание (увеличение) резерва по сомнительным долгам;
Дт 63 Кт 91.1 - восстановление (уменьшение) резерва по сомнительным долгам.

Нереальную для взыскания дебиторскую задолженность следует списать с бухгалтерского учета на основании акта об инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя (п. 77 Положения № 34н).

Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):

Дт 63 Кт счетов учета расчетов с контрагентами - списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам;
Дт 91.2 Кт счетов учета с контрагентами - списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности сверх резерва по сомнительным долгам или если резерв не создавался;
Дт 007 Кт --- - учет за балансом списанной дебиторской задолженности, по которой в будущем возможно погашение.
Ранее списанную дебиторскую задолженность, учитываемую на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов", следует восстановить на балансе (если появилась информация об улучшении имущественного положения должника или течение срока исковой давности началось заново) или списать с забалансового учета (если истекли 5 лет срока учета ее за балансом, должник ликвидирован или исключен из ЕГРЮЛ, ЕГРИП как недействующий, наступили иные обстоятельства, при которых долг не может быть погашен).

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (кроме задолженности перед бюджетом), включаются в прочие доходы организации на основании акта об инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя (п. 7 ПБУ 9/99, п. 78 Положения № 34н). Предъявленный покупателям авансовый НДС по списанной кредиторской задолженности включается в прочие расходы (п. 11, п. 16 ПБУ 10/99).

Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):

Дт счетов учета расчетов с контрагентами Кт 91.1 - списание нереальной к взысканию кредиторской задолженности;
Дт 91.2 Кт 76 (НДС) - списание авансового НДС по списанной кредиторской задолженности.

Налоговый учет

Обнаруженные при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности ошибки в налоговом учете исправляются в соответствии с п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ.

Если в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, при корректировке резерва по результатам инвентаризации сумма отчислений в резерв по сомнительной задолженности включается во внереализационные расходы, сумма восстановления резерва включается во внереализационные доходы (п. 1, п. 5 ст. 266, п. 7 ст. 250 НК РФ).

Безнадежная дебиторская задолженность, выявленная при инвентаризации, списывается за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался в налоговом учете) или признается в составе внереализационных расходов в сумме превышения над суммой резерва или в полной сумме, если резерв не создавался (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Основанием для признания дебиторской задолженности безнадежной являются (п. 2 ст. 266 НК РФ):

- истечение срока исковой давности;
- прекращение обязательства из-за невозможности его исполнения на основании акта государственного органа;
- ликвидация должника;
- подтверждение невозможности взыскания обязательства постановлением пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, кредитор простил долг или имеются другие основания для списания, в общем случае включается в прочие доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ).

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"

Операции по инвентаризации расчетов отражаются документом "Акт инвентаризации расчетов".

Акт сверки взаиморасчетов отражает состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период. Утвержденной формы этого документа нет, организации могут разработать формы актов сверки самостоятельно. Как правило, акт сверки содержит реестр первичных документов по сделкам с контрагентом, на основании которого формируется сумма задолженности (или ее отсутствие) каждой из сторон. При наличии расхождений по данным сторон информация об этом фиксируется в конце документа.

Обязанность применения актов сверки в российском законодательстве не установлена, тем не менее большинство организаций используют такие акты. Оформляется акт сверки взаиморасчетов по запросу одной из сторон, в том числе по окончании действия договора для исключения претензий со стороны контрагента-партнера и для подтверждения результатов обязательной инвентаризации активов и обязательств организации, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (см. п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Сверка может производиться как по конкретному договору с контрагентом, так и по всем договорам, заключенным с контрагентом.

Акт сверки взаиморасчетов печатается в двух экземплярах по одному для каждой из заинтересованных сторон, оба экземпляра отправляются контрагенту-партнеру. Если возражений со стороны контрагента нет, акт подписывается с его стороны, один экземпляр контрагент отправляет обратно, второй оставляет у себя.

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" для оформления акта сверки с поставщиком используется документ "Акт сверки расчетов с контрагентом".

Акт сверки взаиморасчетов отражает состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период.

Утвержденной формы этого документа нет, организации могут разработать формы актов сверки самостоятельно. Как правило, акт сверки содержит реестр первичных документов по сделкам с контрагентом, на основании которого формируется сумма задолженности (или ее отсутствие) каждой из сторон. При наличии расхождений по данным сторон информация об этом фиксируется в конце документа.

Обязанность применения актов сверки в российском законодательстве не установлена, тем не менее большинство организаций используют такие акты. Оформляется акт сверки взаиморасчетов по запросу одной из сторон, в том числе по окончании действия договора для исключения претензий со стороны контрагента-партнера и для подтверждения результатов обязательной инвентаризации активов и обязательств организации, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (см. п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Сверка может производиться как по конкретному договору с контрагентом, так и по всем договорам, заключенным с контрагентом.

Акт сверки взаиморасчетов печатается в двух экземплярах по одному для каждой из заинтересованных сторон, оба экземпляра отправляются контрагенту-партнеру. Если возражений со стороны контрагента нет, акт подписывается с его стороны, один экземпляр контрагент отправляет обратно, второй оставляет у себя.

В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации" для оформления акта сверки с покупателем используется документ "Акт сверки расчетов с контрагентом".