Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации правовые отношения) наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебную командировку и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует организация (выдает из кассы (перечисляет) на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами-юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухгалтерский учет
Приобретенные работником товарно-материальные ценности, относящиеся к категории запасов организации, принимаются к учету на основании утвержденного авансового отчета подотчетного лица по фактической стоимости приобретения без учета НДС, выделенного в кассовом чеке (пп. "а" п. 3, п. 9, пп. "а" п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019 "Запасы").
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Дт 71 Кт 50 (51) – выданы денежные средства подотчетному лицу;
Дт 10 (41, и др.) Кт 71 – приняты к учету ТМЦ, приобретенные через подотчетное лицо, без учета НДС, выделенного в кассовом чеке;
Дт 19 Кт 71 – учтена сумма НДС, выделенная в кассовом чеке;
Дт 91.2 Кт 19 – НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии выставленного на организацию счета-фактуры.
Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Налоговый учет
Для целей налога на прибыль стоимость запасов определяется из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).
НДС при приобретении запасов принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые для целей налогообложения (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).
В программе "1С:Бухгалтерия управляющей организации"
Приобретение ТМЦ по авансовому отчету отражается документом "Авансовый отчет" (раздел "Банк и касса" – "Авансовые отчеты").
Пример
Из кассы организации ООО "Олимп" выданы денежные средства подотчетному лицу Антоновой Е. А. на приобретение СИЗ (средства индивидуальной защиты – перчатки и респиратор) в сумме 9 000,00 руб.
Авансовый отчет Антоновой Е. А. утвержден руководителем 23.05.2023. К авансовому отчету приложены кассовые чеки на общую сумму 10 000,00 руб., в одном из которых НДС 1 000,00 руб. выделен отдельной строкой, в другом суммы НДС нет. Сумма перерасхода по авансовому отчету выдана Антоновой Е. А. из кассы организации.
ООО "Олимп" использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).
Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам
Получить консультацию
1. Выдача денежных средств под отчет
1.1 Выданы под отчет денежные средства
Документ "Выдача наличных".
- Раздел Банк и касса – Кассовые документы.
- Кнопка Выдача.
- Выберите Вид операции – "Выдача подотчетному лицу".
- В поле Получатель выберите из справочника "Физические лица" работника, которому выдаются денежные средства, и укажите выданную сумму в поле Сумма.
- В поле Статья расходов выберите (проверьте, при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств "Выдача подотчетных сумм" (обычно предопределенная статья) с видом движения "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов".
- В блоке Реквизиты печатной формы заполните информацию для печатной формы расходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
- По кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) документ можно вывести на печать.
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
2. Принятие к учету ТМЦ по авансовому отчету
2.1 Приняты к учету СИЗ по авансовому отчету
2.2 Учтен входной НДС по кассовому чеку
2.3 Входной НДС списан в прочие расходы в БУ, в НУ в расходах не признается
Документ "Авансовый отчет".
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Кнопка Создать, вид операции документа – "Авансовый отчет".
- Укажите дату утверждения авансового отчета (поле от:), выберите Подотчетное лицо и Склад, на который приходуются ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом.
- На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть – выберите тип документа, а затем сам документ, которым отражена выдача подотчетной суммы. Повторите действие для всех подотчетных сумм по подотчетному лицу, за которые он отчитывается в этом авансовом отчете.
- На закладке Товары по кнопке Добавить заполните табличную часть:
- в колонке Документ (расхода) укажите документ, по которому приобретались ТМЦ (наименование, номер, дату);
- в колонке Номенклатура из одноименного справочника выберите (при необходимости добавьте новую) номенклатуру поступающих ТМЦ;
- в колонке Счет учета проверьте счет учета ТМЦ (при необходимости скорректируйте);
- в колонке Сумма укажите стоимость приобретенных ТМЦ;
- в колонке НДС выберите ставку НДС ("20 %"), если НДС выделен в чеке (сумма НДС рассчитается автоматически), или "Без НДС", если не выделен, не устанавливайте флажок в колонке СФ, поскольку счет-фактура не предъявлен;
- заполните остальные колонки.
Обратите внимание! Если в кассовом чеке НДС выделен отдельной строкой, но счет-фактуру поставщик не предоставил, то флажок в колонке СФ не устанавливайте, в колонке НДС укажите ставку НДС, сумма НДС автоматически рассчитается и при проведении документа спишется в расходы (только в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на предопределенную статью прочих доходов и расходов "Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика" с видом статьи "Прочие косвенные расходы" и снятым флажком "Принимается к налоговому учету" (статья может называться по-другому). Если поставщик выставил счет-фактуру на организацию, то в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.
- Закладка Возвратная тара заполняется, если подотчетное лицо приобретает возвратную тару.
- Закладка Оплата заполняется, если подотчетное лицо уплачивает аванс поставщику.
- Закладка Прочее заполняется, если подотчетное лицо отчитывается об оплате выполненных работ, оказанных услуг и других расходах, которые непосредственно относятся на счета учета затрат (например, командировочные расходы, расходы на проезд и др.).
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
3. Выдача денежных средств (перерасход подотчетной суммы)
3.1 Выданы денежные средства из кассы организации (перерасход по авансовому отчету)
В документе "Авансовый отчет" под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т. ч. сумма остатка (перерасхода) по авансовому отчету. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты – анализ счета (по счету 71), оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др. (раздел Отчеты).
Документ "Выдача наличных" (создается на основании документа "Авансовый отчет").
- Раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.
- Выделите в списке документ-основание (Авансовый отчет).
- Кнопка Создать на основании, выберите тип документа Выдача наличных (или Списание с расчетного счета, если денежные средства перечисляются через банк).
- Документ заполнится автоматически по данным документа основания. Проверьте Вид операции (должен быть "Выдача подотчетному лицу") и заполнение других полей документа.
- В блоке Реквизиты печатной формы проверьте информацию для печатной формы расходного кассового ордера.
- Кнопка Провести.
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
Для контроля расчетов с подотчетным лицом сформируйте любой стандартный отчет – Анализ счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету и т. д. по счету 71 или по сотруднику (субконто "Работники организаций").
.png)
